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BANCA EMPRESARIAL - MEDIOS ELECTRÓNICOS EMPRESARIALES

Servicio Operativo de Información para el Pago de Aportes a la Seguridad Social, SOI.
Servicio que, a través de Internet, le permite a su empresa realizar la liquidación y pago integrado de los aportes a Seguridad Social y Parafiscales, con débito a una cuenta corriente o de ahorros Colmena BCSC, para acreditar a las diferentes Administradoras de Seguridad Social, empleando para ello la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social en formato electrónico.

- Servicios del SOI para su Empresa

- Beneficios

- Requisitos para acceder al SOI

- Esquema operativo del SOI

- Proceso de registro del aportante en SOI

- Proceso de Liquidación y Pago de la Planilla

- Horarios de Liquidación y Pago

- Servicio al Cliente del SOI

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Servicios del SOI para su Empresa

El SOI – Servicio Operativo de Información ofrece a las Empresas vinculadas con Colmena BCSC los siguientes servicios:

Fácil acceso a través de la página de Internet Colmena BCSC, en www.colmena.com.co
Registro de la Empresa ante SOI – Servicio Operativo de Información.
Carga de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
Liquidación de Aportes de forma unificada.
Pago unificado en línea de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
Consulta de información histórica.

Beneficios

Facilita el trámite mensual de los Pagos de Seguridad Social.
Evita el diligenciamiento de una Planilla para cada administradora.
Evita el proceso de pago individual a cada Administradora.
Realiza un solo proceso de liquidación y pago.
Facilita el proceso de conciliación para las Administradoras

De esta forma su empresa realiza importantes ahorros en:

Tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar en los bancos
Tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente las planillas para cada Administradora, y
Trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, SENA, entre otros.

Requisitos para acceder al SOI

Las Empresas que deseen realizar los Pagos de Seguridad Social a través del SOI deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

Solicitar en la oficina Colmena BCSC Sede de la Cuenta, la “Clave para Pagos y Compras por Internet Persona Jurídica”
Registrarse ante el Servicio Operativo del SOI
Si su Empresa desea cargar el archivo de Liquidación de Aportes a Seguridad Social de su aplicativo de nòmina, éste debe cumplir con la estructura de la Resolución 1303 del 11 de mayo de 2005, expedida por el Ministerio de la Protección Social.

Esquema operativo del SOI

Acceso al Sistema de Liquidación y Aportes a las Seguridad Social y Parafiscales
La Empresa ingresa a través de www.colmena.com.co donde encuentra el botón del SOI, Servicio Operativo de Información.

Proceso de Registro del Aportante en SOI
En el SOI efectúa el proceso de registro inicial, ingresando información básica de la empresa para obtener la clave de ingreso al sistema, la cual será asignada por el Contact Center del SOI.

Proceso de Carga y Validación de la planilla en SOI
Con su clave de acceso, su empresa puede efectuar el proceso de carga de la Planilla Integrada y Autoliquidación de Aportes. La carga de la planilla puede ser realizada a través de un archivo plano de acuerdo con los requerimientos establecidos en la resolución 1303 del 11 de mayo de 2005, o a través de la inclusión directa. También puede recuperar una planilla de un periodo anterior e ingresar las novedades del periodo. El sistema SOI, realizará las validaciones respectivas generando para cada caso los mensajes de error correspondientes.

Proceso de Liquidación de Aportes en Servicio Operativo de Información
Una vez cargada exitosamente la planilla integrada, el sistema SOI genera un resumen que permite al Aportante conocer el detalle de las Administradoras involucradas en la liquidación, los intereses de mora si lo hay, así como el subtotal por cada subsistema. Posteriormente el sistema despliega el valor total a pagar, discriminando el valor para cada una de las Administradoras relacionadas en la planilla, incluyendo los aportes Parafiscales para Cajas de Compensación, para el SENA e ICBF, así como el total general.

Proceso de Pago de Aportes en SOI
- Surtido el proceso de cálculo de totales, la Empresa efectuará un único pago, a través de la transacción electrónica que provee el SOI conectándose con el sistema PSE.
- Directamente en la página del SOI, se presenta el botón de pagos PSE, que permite al Aportante seleccionar de una lista, Colmena BCSC para efectuar el pago.
- El PSE lleva a la Empresa hasta la página de Internet Colmena BCSC y allí la empresa ingresa la “ Clave para Compras y Pagos por Internet para Persona Jurídica” y selecciona la cuenta desde donde efectuará el pago. Colmena BCSC únicamente habilitará las cuentas que posean el saldo disponible para efectuar el pago.
- Colmena BCSC autentica a la Empresa y realiza la autorización en línea del débito, por el valor total a pagar.
- Colmena BCSC genera una respuesta al SOI, quien a su vez informa a la Empresa. Si el resultado del pago en línea es exitoso, el SOI genera un comprobante de pago la Empresa, indicando entre otros, el número de la planilla liquidada, el número de la transacción, y el valor pagado a cada Administradora.
Es responsabilidad de la Empresa ingresar la información de sus empleados de forma correcta y efectuar el pago dentro de los horarios establecidos. Es responsabilidad del SOI efectuar la liquidación y generación de totales, así como de entregar los archivos de salida a las Administradoras y abonar las cuentas de recaudo.

Proceso de registro del aportante en SOI

Una vez la Empresa ha ingresado al SOI, podrá realizar el registro por primera vez ante el Operador de Información, a través del siguiente procedimiento:

Ingresa por la opción de solicitud de clave.
Diligencia y envía el formulario electrónico que exige el sistema, con la información básica de la empresa y de la persona responsable en la Empresa.
Este formulario diligenciado será automáticamente enviado al Contac Center del SOI, quien realizará un proceso de verificación telefónica de los datos de la empresa y de la persona responsable del proceso en la misma.
Si los datos son verificados de forma exitosa, el SOI enviará vía correo electrónico, la clave de ingreso a la persona responsable consignada en el registro inicial, a más tardar 24 horas hábiles después de haberla solicitado; dicha clave deberá ser cambiada la primera vez que se hace el ingreso al sistema.
Cualquier novedad que se presente con la clave asignada (olvido, reasignación) o con los datos de la empresa o de la persona responsable (cambios, eliminaciones), debe ser reportada al Contac Center del SOI.

Proceso de Liquidación y Pago de la Planilla

Con la asignación de clave a la Empresa, ésta podrá ingresar al sistema para realizar la liquidación y pago de la planilla. Para esto La Empresa deberá realizar los siguientes pasos:

Asignar permisos para el proceso de liquidación y/o pago a diferentes usuarios. Esta asignación la hace la persona responsable registrada en el ingreso.
Cambiar la información básica de la empresa (exceptuando la identificación).
Efectuar el proceso de autoliquidación de aportes por alguno de los medios disponibles:
- Carga de archivo plano
- Ingreso manual de información y
- Recuperación de una planilla de un periodo anterior para incluir novedades.
Guardar una planilla para terminarla más tarde.
Realizar el proceso de pago en línea, a través del botón de PSE.
Almacenar y consultar las planillas que se encuentran en proceso de elaboración.
Consultar el estado de pago de las planillas.

Horarios de Liquidación y Pago

El Servicio Operativo de Información, SOI estará disponible en forma permanente (7 días a la semana y 24horas al día) en el sitio Web para realizar el proceso de ingreso y liquidación de la planilla. Sin embargo, con el fin de dar cumplimiento al decreto 1465 del 10 de mayo de 2005, el proceso de pago solo estará disponible hasta las 4:30pm en días hábiles. Horarios de pago en fechas especiales (tales como diciembre), serán dados a conocer a través del sitio web del Servicio Operativo de Información de manera oportuna.

Servicio al Cliente del SOI

La Empresa puede registrar su novedad (solicitud, soporte, reclamo) a través de la línea en Bogotá 4049050 o la línea de servicio nacional 018000 -110 – SOI, del Contact Center, quien está encargado de registrar el evento y dar la solución dentro de los tiempos estimados para tal fin.

Algunas de las posibles solicitudes por parte del Aportante son:

Solicitud de registro ante el SOI.
Novedades relacionadas con la clave de ingreso (reasignación, olvido, confirmación, cambios).
Novedades relacionadas con cambios en la información básica del Aportante (razón social, funcionario responsable, dirección).
Soporte relacionado con la Liquidación y Pago de la Planilla Integrada.
Soporte relacionado con la aplicación SOI.
Reclamos.